L’archiviazione della posta elettronica può aiutare a risolvere i problemi tipici di Microsoft Outlook?

Traduzione e adattamento a cura di Naonis dell’articolo apparso nel sito del produttore al seguente link

In che modo l’archiviazione della posta elettronica può aiutare a risolvere i problemi tipici di Microsoft Outlook?

Uno sguardo ai problemi che gli utenti e gli amministratori IT in genere incontrano con Microsoft Outlook rivela come l’archiviazione della posta elettronica possa migliorare in diversi modi il lavoro dei propri dipendenti, in particolare quelli del team IT. Il seguente caso, descritto da un amministratore IT di una azienda che utilizza MailStore Server, ne è un tipico esempio.

“La maggior parte dei ticket che gestisco ogni giorno ha a che fare con problemi che si verificano con Microsoft Outlook. Ad esempio, accade spesso che Outlook non sincronizzi la posta in arrivo o che si riavvii dopo pochi minuti. Il mio team deve spesso occuparsi di file PST danneggiati o disseminati sui PC dei miei numerosi colleghi anche quando è necessario ripristinare delle vecchie e-mail. Le nostre attività quotidiane sono spesso legate alla posta elettronica e ciò ci costringe a ritardare lo sviluppo di progetti che sarebbero in realtà più importanti per l’azienda”.

Le caselle postali divenute troppo piene possono ostacolare il funzionamento di Microsoft Outlook

Problemi come questi appena descritti sono abbastanza tipici con Microsoft Outlook. Sebbene non ci siano dubbi sul fatto che Outlook sia uno dei migliori client di posta elettronica e sia anche affidabile e versatile, chi lo utilizza spesso incontra dei problemi che interferiscono con la propria attività lavorativa, indipendentemente dal server di posta utilizzato (ad esempio Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, Kerio Connect, MDaemon Email Server, ecc.).
Di seguito elenchiamo gli esempi tipici dei problemi riscontrati più frequentemente:

• Outlook è lento a rispondere o occasionalmente si blocca.
• I file PST danneggiati impediscono l’avvio corretto di Outlook.
• Se una casella postale segnala di essere troppo piena (per “quota” della casella postale superata), Outlook non consente l’invio o la ricezione di ulteriori messaggi di posta elettronica finché l’utente non elimina i messaggi meno recenti (ciò può causare il non rispetto di regole di conformità, continuità e gestione delle informazioni aziendali.)
• Se le prestazioni di Outlook diminuiscono, la ricerca di elementi meno recenti nella vostra casella di posta potrà richiedere una quantità di tempo notevole.
• Gli amministratori IT sono costretti a risolvere i problemi dei PC degli utenti locali o remoti, che possono essere difficili da individuare, spesso causati da file PST corrotti.

La ragione di questi problemi spesso è legata a caselle di posta divenute troppo piene. È vero che Microsoft, in qualità di provider di posta elettronica in cloud, offre ai propri clienti caselle postali che possono ospitare diversi gigabyte di dati (le caselle postali di Microsoft 365 vantano capacità di archiviazione di almeno 50 Gbyte e, a seconda del piano, possono arrivare sino a 100 GB). Tuttavia, la maggior parte degli utenti conserva abitualmente le e-mail nelle proprie caselle di posta per molto tempo e, prima o poi, lo spazio disponibile si esaurirà. Ciò vale sia per lo spazio che è consigliato mantenere in locale, sia per lo storage offerto dai vari provider in cloud che sembra apparentemente illimitato.

Elevate quantità di messaggi di posta elettronica possono, molto facilmente, compromettere le prestazioni del client di posta Microsoft Outlook. Inoltre, i file PST sono noti per causare problemi una volta che raggiungono una certa dimensione. Un file PST danneggiato da un crash improvviso può successivamente impedire l’avvio di Outlook.

Se si desidera ottimizzare le prestazioni di Outlook, dovreste provare a ridurre il volume dei dati archiviati in esso (suggerimento: gli allegati dei file, in particolare, possono fare superare rapidamente i limiti di capienza impostati di una casella di posta). Tuttavia, alla luce degli attuali requisiti normativi e legali che devono essere presi in considerazione, non è buona idea per liberare spazion semplicemente cancellare le email. Le vostre email dovrebbero invece essere archiviate.

Fondamentalmente, si hanno a disposizione due possibili soluzioni:

1. Le opzioni di archiviazione native offerte da Microsoft in Outlook o Exchange Server. Se utilizzi un sistema di posta elettronica di un altro fornitore, anche questi potrebbero offrire opzioni di archiviazione native (a volte come servizio extra a pagamento). Un esempio è Google Vault, l’opzione di archiviazione disponibile in Google G Suite Google Workspace.
2. Soluzioni di archiviazione della posta elettronica disponibili da fornitori di terze parti specializzati.

Archiviazione della posta elettronica con prodotti Microsoft

Microsoft offre ai clienti in Outlook, Exchange Server e Microsoft 365 o Exchange Online varie funzioni di archiviazione che devono essere configurate manualmente. Questi includono:

Archiviazione automatica

Archiviazione automatica, una funzione obsoleta in Outlook, consente agli utenti di spostare le e-mail in un file PST che viene quindi archiviato sul disco rigido (File / Informazioni / Strumenti / Pulizia casella di posta / Archiviazione automatica). Tuttavia, i file PST stessi possono causare diversi problemi: sono soggetti a corruzione in caso di crash, è difficile eseguirne il backup e richiedono molto tempo e impegno da parte dell’amministratore IT.

Il pulsante di archiviazione

Questo pulsante consente agli utenti di Outlook di spostare i messaggi di posta elettronica dalla propria cassetta postale a una cartella di archivio. Tuttavia, il pulsante Archivia non può soddisfare le esigenze di archiviazione professionale di un’azienda. Sebbene per questa funzionalità Microsoft Outlook utilizzi il nome “archiviazione”, l’unica cosa che fa effettivamente è spostare le email in una cartella separata, quindi i messaggi non sono spostati in un archivio speciale sicuro e indipendente. Di conseguenza, l’ ”archiviazione” non riduce lo spazio complessivo occupato della posta, ma ne riorganizza solamente la disposizione dei messaggi.

Archiviazione in locale

I reparti IT che utilizzano Microsoft Exchange Server in locale, o come parte del servizio di Microsoft 365, possono creare un archivio personale in locale per qualsiasi casella postale dell’utente (o farlo fare dall’amministratore IT) e raggiungere così un livello ottimale di integrazione della funzionalità di archiviazione in Exchange Server e Microsoft Outlook. Rispetto all’archiviazione con Exchange Online o una soluzione di terze parti, le funzionalità offerte dalla conservazione della posta in locale sono piuttosto limitate e, inoltre, sono difficili da soddisfare i requisiti di conformità per la posta elettronica in quanto si tratta solo di un’espansione dello spazio di archiviazione della casella di posta esistente.

Archiviazione Exchange Online (EOA)

Gli utenti di Microsoft 365 dispongono di un archivio in linea che viene visualizzato come una casella postale separata nel riquadro sinistro di Outlook. È possibile utilizzare la casella postale per conservare nel tempo i messaggi di posta elettronica meno recenti in modo da tenere sotto controllo le dimensioni della casella postale principale di Outlook. Tuttavia, questa funzione è inclusa solo in piani specifici di Microsoft 365 e spesso è necessario aggiungerla come servizio a pagamento.

La regola del 3-2-1

A un esame più attento, le funzioni di archiviazione native nelle soluzioni di posta elettronica di Microsoft mostrano alcuni punti deboli e ciò non ci riferiamo solo alla funzionalità di archiviazione automatica e al pulsante Archivia. Ad esempio, la gestione di un archivio sul posto e l’archiviazione di Exchange Online richiede solitamente un periodo di familiarizzazione più lungo da parte dell’amministratore IT rispetto a quanto normalmente sarebbe il caso con una soluzione di terze parti. Inoltre, possono emergere problemi nelle aree della privacy dei dati, della conformità e della certezza del diritto, per non parlare delle questioni relative alla sovranità dei dati e alla residenza dei dati se un’azienda con Microsoft 365 ha filiali in diverse sedi internazionali.

Se intendete archiviare le vostre e-mail esclusivamente tramite le funzioni native offerte da Microsoft, tenete presente che il vostro archivio non sarà indipendente dal sistema di posta sottostante. Pertanto, violerete la cosiddetta regola 3-2-1, un metodo di “best practice” riconosciuto che richiede a un’azienda di conservare tre copie dei propri dati: due localmente e una in una posizione remota. Ad esempio, una copia potrebbe essere conservata in Outlook (sul server di posta elettronica), un’altra in una soluzione di backup e archiviazione locale e la terza nel cloud o come backup off-site.

Se si utilizzano solo le opzioni di archiviazione della posta elettronica native fornite da Outlook, la regola 3-2-1 sarà difficile da osservare. Ad esempio, le funzioni native di Microsoft 365 utilizzano la piattaforma stessa per proteggere i dati memorizzati su di essa. Pertanto, se il server di posta elettronica si arresta in modo anomalo o l’istanza di Microsoft 365 non riesce, i dati non saranno disponibili per tutta la durata dell’interruzione. E se le e-mail sulla piattaforma vengono eliminate o danneggiate intenzionalmente o per errore, potrebbero andare perse per sempre. Pertanto, l’istituto di ricerche di mercato Osterman Research consiglia di utilizzare un software indipendente o un servizio gestito appropriato per proteggere i dati di Microsoft 365.

Una soluzione professionale per l’archiviazione della posta elettronica realizzato da una azienda specializzata può migliorare le prestazioni di Outlook

L’utilizzo di un archivio indipendente può semplificare l’osservanza della regola 3-2-1. Questa regola è importante soprattutto per gli utenti di servizi di posta elettronica basati su cloud come Microsoft 365 o GSuite. Con un canale di comunicazione così conosciuto, i dati originali, i backup e gli archivi non dovrebbero fare affidamento su una sola piattaforma.

Anche la vostra azienda potrà trarre profitto dagli altri vantaggi offerti da una soluzione di terze parti, come elencato di seguito:

Conformità alla posta elettronica

Una solida soluzione di archiviazione della posta elettronica è un elemento vitale per la gestione della posta elettronica, poiché consente alle aziende di conservare centralmente le e-mail e mantenerle disponibili e recuperabili per molti anni, e consente di definire delle chiare politiche di conservazione della posta. Inoltre, se se trattano dati personali sensibili aumenta ancora di più l’importanza di poter ottemperare la normativa GDPR sulla privacy dei dati senza che questa ne aumento la complessità di gestione.

E’ uno scenario diventato frequente l’uso della posta elettronica come prova nei contenziosi mediante il processo di eDiscovery di ricerca nell’intero archivio della posta aziendale. Dovreste considerare quindi se la soluzione di archiviazione della posta elettronica che state usando sia dotata delle funzionalità necessarie per supportare le vostre esigenze di conformità individuali per quanto riguarda le email.

Protezione contro la perdita di dati

Se per un incidente o con intento doloso, un dipendente elimina le e-mail critiche per l’azienda, la perdita di dati spesso causa dei problemi. Con l’aiuto di una soluzione di archiviazione le vostre e-mail, potrete memorizzare una copia di tutti i messaggi esistenti e di tutti i messaggi che invierete o riceverete in futuro, anche prima queste siano consegnate.

Riducete il carico sul vostro reparto IT

Con una soluzione di archiviazione, potete ridurre lo sforzo e il costo della gestione della posta elettronica tramite il vostro reparto IT. Da un lato, il vostro team IT non deve più occuparsi del ripristino di singole email dal backup o dal server di posta elettronica. Inoltre, a lungo termine ciò rende l’utilizzo e la conservazione dei file PST obsoleto.

Aumentare la produttività

Una soluzione di archiviazione aumenta notevolmente la velocità con cui è possibile accedere alle informazioni memorizzate nelle e-mail, aumentando così la produttività dei singoli utenti. Ad esempio, gli utenti della soluzione di archiviazione della posta elettronica MailStore Server possono accedere ai propri archivi in totale autonomia, individuare velocemente le e-mail con l’aiuto di uno strumento di ricerca full-text e ripristinare queste e-mail senza l’assistenza del reparto IT. Non saranno più necessarie le “quote” imposte alle caselle postali; inoltre, riducendo il volume delle email nella vostra casella di posta, potreste migliorare le prestazioni dei vostri client Outlook.

Per inciso, l’introduzione di un software di archiviazione della posta elettronica non richiede necessariamente un processo di transizione complicato. Adottando la soluzione MailStore Server, gli utenti possono continuare ad accedere alle proprie e-mail e alle strutture di cartelle abituali continuando ad utilizzare Microsoft Outlook tramite l’apposito plug-in. Anche le email provenienti da server di posta elettronica diversi dalla propria abituale caselle (ad esempio le PEC) possono essere archiviate nello stesso archivio e ciò aiuta a ridurre i costi e rende semplice la conservazione di tutta la corrispondenza elettronica aziendale.

Conclusione

Se state cercando di migliorare le prestazioni di Microsoft Outlook, vi suggeriamo di provare a ridurre la quantità di dati archiviati nelle caselle di posta dei vostri dipendenti. La semplice eliminazione delle e-mail può essere una questione rischiosa a causa di normative o regolamenti statutari e ai requisiti di conformità come il GDPR, con conseguenti possibili gravi conseguenze. Ha quindi senso archiviare le e-mail in modo permanente in un archivio separato prima di eliminarle.

Oltre alle limitazioni già menzionate e, a seconda dei requisiti e dei processi aziendali, le opzioni native nei prodotti Microsoft Outlook, Exchange Server e Microsoft 365 / Exchange Online potrebbero non essere all’altezza della gestione di questo lavoro.
Vi consigliamo quindi di considerare se una soluzione di archiviazione della posta elettronica offerta da un fornitore specializzato e indipendente possa essere anche per voi l’opzione più adatta e più efficace per le soddisfare le esigenze della Vostra azienda.

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