Microsoft limita la capacità di archiviazione “illimitata” di Exchange Online
Di seguito abbiamo cercato di tradurre in italiano un interessante articolo pubblicato dal distributore MailStore inglese Zen Software raggiungibile cliccando qui .
Microsoft limita la capacità di archiviazione “illimitata” di Exchange Online
Il mondo dell’archiviazione dei dati online, e in particolare l’archiviazione delle e-mail, è cambiato moltissimo negli ultimi anni.
Quando Exchange Online annunciò il 3 giugno 2015, Microsoft promise un “archivio veramente senza fondo”. Finché c’erano le licenze necessarie, Office 365 E3, Exchange Online o Exchange Online Plan 2, le caselle di posta non sarebbero mai rimaste senza memoria.
Almeno, questo era lo slogan iniziale.
Purtroppo, la frase “archivio veramente senza fondo” non ha retto del tutto col passare degli anni.
Il 1° novembre 2021, Microsoft annunciò che avrebbe iniziato a imporre un limite all’archiviazione illimitandola a 1,5 TB.
Anche se questo limite non avrà un impatto su tutti i clienti – bisogna essere consapevoli del fatto che i vostri clienti possono essere colpiti dai cambiamenti di politica apportati dai fornitori in cloud e assicurarsi di essere sempre preparati a queste eventualità.
1,5 TB è ancora una dimensione rispettabile per una casella di posta elettronica e non è il primo aggiornamento al limite massimo che Microsoft ha imposto a Exchange Online dal 2015, ma significa che gli utenti che si avvicinano al limite dovranno pensare alle implicazioni connesse e delle soluzioni.
Tuttavia, prima di analizzare a fondo i limiti di memorizzazione attuali e le soluzioni ad essi, diamo un’occhiata ai passi che hanno portato Microsoft all’imposizione di questo limite all'”archiviazione auto-espansiva e altamente scalabile” di Exchange Online.
Nella fase di lancio di Exchange Online, gli utenti avevano a disposizione 100 GB di spazio di archiviazione inziale per le caselle di posta personali, mentre le caselle di posta condivise partivano da 50 GB.
Ancora oggi questa dimensione sembra ragguardevole per una casella di posta, ma meno di dieci anni fa era considerata enorme. Così grande che nè Microsoft nè molti utenti si aspettavano che il limite fosse effettivamente superabile.
Nel caso questo limite venisse comunque raggiunto, l’unità si espandeva ulteriormente nel seguente modo: Exchange Online monitorava lo storage occupato e se l’archivio era entro il 10% del suo limite, aggiungeva altri 50 GB di storage.
L’intero processo era automatico e non richiedeva l’intervento dell’utente.
Nel 2015 questo storage auto-espansivo e scalabile rese Microsoft un’alternativa molto allettante per molti utenti e aziende, che lo ritennero vantaggio rispetto a concorrenti come Google. La strategia di marketing Microsoft in questo caso era: “più dati che saranno memorizzati dagli utenti, più gli utenti mettono radici”. In parole povere: più i programmi come Office 365 e Exchange Online contengono enormi quantità di dati, meno gli utenti saranno propensi a spostarsi, perché il trasferimento di questi dati potrebbe essere temuto come un calvario.
Dopo un paio d’anni, Microsoft iniziò a sperimentare problemi su come gli utenti stavano effettivamente utilizzando Exchange Online.
Poiché Microsoft offriva uno storage illimitato e scalabile, molti utenti spostarono su queste piattaforma quanto avevano già accumulato in precedenza in altri server o in sistemi di archiviazione. Stavano quindi cogliendo l’opportunità di avere uno spazio illimitato superando il limite di 100GB spesso già da primi giorni di utilizzo.
Microsoft modificò successivamente la propria politica per Exchange Online affermando che l’archivio Exchange è solo per “uso personale” (non più condiviso o aziendale) e non dovrebbe crescere di più di 1GB al giorno.
Così, Microsoft diede addio all’espansione automatica di 50GB al raggiungimento della soglia del 10% e si riservò “il diritto di negare l’archiviazione illimitata nei casi in cui la mailbox di archivio di un utente fosse utilizzata per memorizzare dati di archivio per altri utenti o per altri usi inappropriati”.
Presente e futuro di Exchange Online
C’era però un altro problema che ancor oggi sta causando dei mal di testa agli utenti: una volta abilitata l’espansione degli archivi di Exchange Online, non è possibile spostare i dati delle caselle di posta sul server in loco perché questa funzionalità non è supportata.
Questa clausola portò ulteriori problemi operativi in Exchange Online e molte osservazioni da parte degli utenti. Data anche la crescente preoccupazione per la quantità di dati accumulata su questi archivi in espansione automatica (anche a 1 GB al giorno), Microsoft nel novembre 2019 fece marcia indietro sullo spazio illimitato, decidendo di imporre un limite di 1 TB.
“Reclamo” era la parola chiave perché Microsoft non impostò effettivamente quel limite, ma sembrò porre questa la regola per finta, dato in realtà che nessuna procedura fisicamente limitava la crescita dell’archivio.
Eppure, questo non fermò la decisione improvvisa di cambiare il modello di licensing e questa mancanza di chiarezza ha causato non pochi contraccolpi sui clienti.
Non molto tempo dopo, all’inizio del 2020, Microsoft si tirò indietro nel pubblicizzare il limite di 1 TB, e rimosse qualsiasi riferimento alle dimensioni massime di un archivio dalle presentazioni di Exchange Online.
Oggi, nel 2021, Microsoft ha messo in atto delle procedure per far rispettare effettivamente questo limite di TB massimi occupabili dall’archivio.
Non più 1 TB, ma 1,5 TB, questo limite entrerà in vigore il 1° novembre 2021.
Se le caselle di posta archiviate che sono vicine o oltre il limite, gli utenti non saranno in grado di aggiungere altri dati a quelle caselle di posta. Con questo, il blocco di 50GB di dati è stato messo da parte, e l’aumento di 1GB al giorno si fermerà non appena gli utenti raggiungeranno il limite di 1,5TB.
Cosa succede a chi è conivolto da questo nuovo limite di archiviazione?
Se i vostri clienti con account Exchange Online hanno già 1,5 TB o ben oltre, saranno “grandfathered in” nel senso che possono mantenere quei dati archiviati.
Tuttavia, nessun nuovo dato potrà essere aggiunto all’account anche se attualmente c’è un certo dibattito, anche legale, sulla modalità di recupero di questi dati e anche sul passo indietro sull’inziale spazio “illimitato” che ha incoraggiato molte le aziende a scegliere Exchange Online rispetto alla concorrenza.
Se siete preoccupati per la mancanza di capacità con Exchange Online di spostare le caselle di posta sui server in locale, o se siete vicini o oltre il limite di 1,5 TB, dovreste davvero pensare di raccomandare ai vostri clienti una soluzione indipendente per ospitare i loro dati in modo sicuro ed efficace senza problemi presso la loro sede.