Come gestire l’archivio di posta elettronica di un dipendente che ha lasciato l’azienda
L’aver archiviato la posta elettronica in MailStore diventa estremamente vantaggioso quando un dipendente lascia l’azienda. Generalmente in questo caso si cancella l’utente associato sia dal mail server che da MailStore e l’archivio dei sui messaggi archiviati sarà eventualmente riassegnato in sola lettura al nuovo utente che prenderà il suo posto senza dover mettere mano a nessun client di posta elettronica.
Questa funzionalità è utile anche quando un dipendente sia in ferie e serva trovare una email aziendale a lui indirizzata senza dover per forza accedere al suo account di posta.
Quali modifiche dovrebbero essere apportate a MailStore?
Di solito in un ambiente Exchange Server, gli utenti MailStore vengono sincronizzati con Active Directory. Vale la pena notare che usando la sincronizzazione con Active Directory, i nuovi utenti sono aggiunti automaticamente in MailStore e dalla versione 8.1 di MailStore sono sincronizzate anche le cancellazioni da Active Directory, ovvero se viene rimosso da Active Directory un account questo sarà rimosso anche in MailStore. Attenzione però: la rimozione di un account in MailStore non elimina l’archivio delle email archiviate dell’utente. Questo archivio rimane intatto (a meno che non venga cancellato manualmente dall’amministratore).
Una volta che l’account è stato rimosso è possibile quindi assegnare i diritti di lettura a qualsiasi altro utente MailStore per permettergli di leggere l’archivio dell’utente cancellato.
Per fare un esempio creiamo un utente “Prova” a cui attribuire i diritti di lettura sull’archivio di Silvia.
Per effettuare queste modificare bisogna prima selezionare l’utente a cui si vuole dare questa possibilità di consultazione e sotto strumenti di amministrazione> Utenti e Privilegi> Utenti> nome_utente
Ora in basso sotto la sezione Cartella fare clic sul pulsante’ nuovo ‘Aggiungi e selezionare il vecchio archivio di Silvia e scegliere l’accesso in lettura sul suo archivio:
Ora dovreste vedere che l’utente Prova ha ottenuto l’accesso in lettura al vecchio archivio di Silvia e da ora in poi Prova sarà in grado di vedere tutte le vecchie email di Silvia quando accede a MailStore o effettua una ricerca.
