E’ veramente necessario avere una struttura gerarchica delle cartelle anche nell’archivio di MailStore?

Traduzione a cura di Naonis del seguente articolo del produttore

https://www.mailstore.com/en/blog/2018/10/18/folder-structure-mailstore-archive/

Gestione delle email

Microsoft Outlook è probabilmente il client di posta elettronica più utilizzato nelle aziende. Chi utilizza Outlook, spesso organizza la propria posta in cartelle e sottocartelle impostando una struttura per lui chiara e intuitiva. Ma ciò è veramente utile? Fare ciò richiede regolarità e pazienza per riordinare la propria casella di posta spostando le e-mail nelle cartelle più appropriate in base all’argomento trattato. Nonostante questi sforzi spesso capita che non trovando un messaggio, alla fine si è comunque costretti a cercarlo in tutta la casella. In casi estremi il numero di cartelle diventa così grande che Outlook ne viene rallentato. Non siamo in grado di spiegare per ci piaccia organizzare la posta in arrivo suddividendola in molte cartelle, ma possiamo mettere in evidenza quali siano le conseguenze di questo procedimento quando si procede all’archiviazione della posta elettronica.

Strategie di archiviazione: journaling o archiviazione delle cassette postali?

Prima di tutto occorre esaminare le due modalità di archiviazione della posta elettronica. Esistono due strategie di archiviazione che possono essere implementate dalle Aziende quando si utilizza MailStore Server: archiviazione via journaling e archiviazione delle cassette postali. Uno dei motivi per cui gli amministratori IT spesso scelgono di utilizzare l’archiviazione delle cassette postali è perché i loro utenti possono orientarsi meglio all’interno dell’archivio delle email che mantiene la struttura delle cartelle impostata nel client. Ma la struttura delle cartelle negli archivi diventa più complessa via via che cresce la casella di posta di Outlook. Quando le cartelle vengono cancellate nella Posta in Arrivo, saranno infatti ancora presenti nell’archivio. Di conseguenza, l’albero delle cartelle nell’archivio MailStore continua a crescere. Siccome che l’esperienza ha dimostrato che gli utenti utilizzano maggiormente la funzionalità di ricerca libera a testo integrale di MailStore per cercare e-mail e tutti i tipi di allegati, alla fine, la struttura delle cartelle diventa spesso inutile per trovare un’e-mail.

Struttura delle cartelle nell’archivio e conformità

La differenza principale tra l’archiviazione via journaling e via caselle postali è che quest’ultimo archivia immediatamente la posta in arrivo e in uscita. Ciò significa che l’e-mail è memorizzata nel suo formato originale come copia, il che significa che non può essere manipolata o modificata. Ciò garantisce l’integrità della soluzione di archiviazione. Inoltre, questo metodo aiuta spesso le aziende a rispettare le normative legali del proprio paese. Quando le aziende scelgono MailStore come archivio email per scopi di conformità, devono allora adottare l’archiviazione via journal. Come spiegato in precedenza, ciò implica che la tradizionale struttura di cartelle di Outlook non sarà memorizzata nell’archivio. Tuttavia, secondo Daniel Weuthen, Director of Engineering di MailStore, questo non è un problema grazie alle funzionalità avanzate di ricerca di MailStore.

Nessuna necessità di cartelle in posta in arrivo

“Ho passato molto tempo negli anni passati a mantenere e ottimizzare la struttura delle cartelle del mio client di posta elettronica. Con aumento del flusso di email questo riordino ha iniziato ad essere così dispendioso in termini di tempo che occupava molta parte del mio lavoro quotidiano. La struttura delle cartelle era diventata così estesa che non mi aiutava più a trovare le email “, commenta Daniel Weuthen. L’aumento del numero di cartelle gli rendeva difficile avere una visione d’insieme e ha indotto il direttore dell’ingegneria di MailStore a compiere un passo radicale. “Ho eliminato completamente tutte le cartelle della posta in arrivo! Ora cerco le mie e-mail nell’archivio utilizzando la veloce funzione di ricerca full-text. Così facendo ho avuto due vantaggi rispetto aprima. Trascorro meno tempo a gestire le mie e-mail e MailStore le archivia proprio tutte. Ottemperò così i requisiti di conformità e di eDiscovery grazie all’archiviazione del journal “, aggiunge Daniel Weuthen.

 

Aggiungiamo di seguito una nostra considerazione su un caso dove invece la possibilità di salvataggio della struttura delle cartelle può risultare molto utile: il ripristino della posta in un nuovo client in caso di migrazione.

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