Che cos’è il journaling?
Traduzione e adattamento a cura di Naonis dell’articolo apparso nel sito del produttore al seguente link.
Che cos’è il journaling?
L’archiviazione della posta elettronica è un elemento chiave nelle moderne strategie IT per la gestione della posta elettronica, per poterla consultare in sicurezza e per garantirne l’effettivo possesso all’azienda anche in caso di dissidi con il proprio gestore. Se desiderate raggiungere tutti questi obiettivi, è importante che vi poniate al piú presto la domanda su come sia meglio archiviare le email aziendali.
In questo contesto, una metodologia di cui dovreste essere a conoscenza è l’archiviazione o l’inserimento “journaling” (diario delle registrazioni giornaliero), in cui tutte le email che transitano sul mail server sono archiviate nel momento stesso in cui sono ricevute o inviate. Questo articolo è dedicato proprio a questo metodo di archiviazione della posta elettronica e spiega perché sia così importante conoscerlo.
In termini rigorosi, l’inserimento nel journal e l’archiviazione del journal sono due processi distinti. Ma poiché dal punto di vista della tecnologia di archiviazione sono legati insieme, sono spesso usati come sinonimi. Nel caso di MailStore Server, l’inserimento nel journal copia i messaggi di posta elettronica in una casella postale multidrop, il “journal“. Il processo di archiviazione del journal sposta quindi i messaggi di posta elettronica dal journal e li inserisce nell’archivio vero e proprio.
Come conservate le email in azienda?
Un software professionale di archiviazione della posta elettronica di solito consente alle aziende di scegliere tra diverse strategie di archiviazione della posta elettronica:
- il primo metodo è consiste nel copiare tutte le e-mail nel sistema di archiviazione nel momento stesso in cui sono ricevute o inviate. Questo metodo è noto anche come journaling (inserimento nel diario).
- Il secondo metodo consiste nell’archiviare le singole caselle postali degli utenti (detto appunto archiviazione delle caselle postali). In questo caso, tutte le e-mail delle caselle postali degli utenti o delle caselle postali condivise (ad es. info@samplecompany.com) vengono archiviate a intervalli regolari. Ciò può avvenire accedendo direttamente al server di posta elettronica in modo centralizzato o archiviando le email dai vari client di posta utilizzati in azienda nei singoli computer.
- Volendo è possibile scegliere di eseguire parallelamente entrambi i metodi di archiviazione, infatti, un metodo non preclude l’altro. Anzi l’adozione di entrambi offre indubbi vantaggi in alcune situazioni anche se aumenta lavoro che dovrà essere svolto da MailStore Server.
Archiviazione delle caselle postali degli utenti (Mailbox Archiving)
La strategia di archiviazione più adatta una azienda dipende dagli obiettivi che siano stati prefissati in termini di conservazione. Il vantaggio dell’archiviazione delle caselle postali degli utenti è che sarà conservata anche la struttura delle cartelle dove erano riposte le email fino alla loro definitiva archiviazione. Ciò rende più immediato agli utenti la consultazione dell’archivio in quanto sono state conservate nell’archivio non solo le emal ma anche le strutture delle cartelle dove erano collocate.
L’archiviazione delle caselle postali degli utenti è di particolare interesse per le aziende che desiderano ridurre il carico di lavoro sui propri server di posta, pur mantenendo la struttura delle cartelle esistenti delle varie caselle postali. Però, se si fossero richiesti dei requisiti di conformità molto stringenti di conservazione, questo approccio potrebbe non essere sufficiente da solo. Il rischio inerente all’archiviazione di intere caselle postali degli utenti è che le email cruciali possono essere irrimediabilmente perse nel caso gli utenti le eliminassero o manipolassero prima che avvenga l’archiviazione periodica.
Journaling (Journal Archiving)
Molte aziende e organizzazioni in tutto il mondo stanno affrontando un numero crescente di requisiti di conformità (ad esempio HIPAA e FERPA negli Stati Uniti). Se un azienda desidera rispettare questi requisiti, molto probabilmente dovrebbe adottare l’archiviazione di tipo journaingl. Con il metodo di inserimento nel journal, si è infatti sicuri che tutte le email aziendali saranno archiviate (poiché saranno archiviate non appena ricevute o inviate dal server di posta). Quindi, anche se gli utenti eliminano i messaggi di posta elettronica dalle loro caselle di posta, queste email comunque saranno già state archiviate.
Importante: l’inserimento nel journal consente anche di assegnare le e-mail archiviate agli archivi utente corrispondenti, il che significa che sarà rispettato il diritto alla privacy dei singoli collaboratori. Pertanto, un collega non sarà in grado di leggere le e-mail del CEO se non esplicitamente autorizzato a farlo.
Dove l’inserimento journaling mostra i suoi limiti?
Un potenziale svantaggio dell’adozione del journaling è che salva indistintamente tutti i messaggi di posta, SPAM compreso, senza rimuovere i messaggi da server di posta elettronica. Una soluzione a questo problema potrebbe essere impostare delle regole di cancellazione programmabili in base ai criteri desiderati dall’amministratore IT. Queste regole elimineranno automaticamente i messaggi di posta elettronica dalle caselle di posta del server una volta he sono stati archiviati.
Per garantire che le e-mail vengano conservate nell’archivio solo per un certo periodo di tempo, ad es. al fine di soddisfare il diritto all’oblio, alcune soluzioni di archiviazione della posta elettronica consentono di definire dei cosiddetti criteri di conservazione. Al termine del periodo indicato, le email saranno eliminate dall’archivio automaticamente.
Nota importante per le email private
Va tenuto presente che non tutte le email potrebbero essere archiviate. Le linee guida sulla privacy dei dati personali dovrebbero essere prese in considerazione. Ad esempio, in alcuni paesi, l’uso di servizi di posta elettronica aziendale per scopi privati può essere problematico. In questo caso, una soluzione potrebbe essere quella di vietare l’uso privato della posta elettronica (ad esempio tramite il contratto di lavoro) o garantire che siano utilizzati per la corrispondenza e-mail privata esclusivamente servizi di posta elettronica esterni. Ecco perché dovresti sempre tenere d’occhio le linee guida sulla privacy dei dati.
Un altro potenziale svantaggio del journaling è che normalmente non consente la replica delle strutture delle cartelle abituali degli utenti all’interno dell’archivio. Alcuni utenti potrebbero sentire la mancanza della loro struttura delle cartelle se sono abituati a cercare in questo modo i messaggi e gli allegati presenti nel proprio archivio personale.
Per aiutare gli utenti a condurre ricerche estese negli archivi che non hanno più la struttura delle loro cartelle, alcune soluzioni di archiviazione di posta forniscono strumenti di ricerca avanzati. Inoltre, poiché una funzione di ricerca avanzata è solitamente più rapida rispetto alla ricerca manuale in una struttura di cartelle, gli utenti possono anche migliorare la loro produttività. Una funzione di ricerca ad alte prestazioni è anche un elemento essenziale in uno scenario di eDiscovery, in cui è necessario cercare informazioni sull’intero archivio aziendale.
Ha senso combinare Journal Archiving e Mailbox Archiving?
Dal momento che entrambi i metodi hanno i loro pro e contro, alcune aziende combinano l’archiviazione delle caselle postali con il journaling. Un esempio pratico è il caso in cui un’azienda che utilizza il journaling per garantire che le e-mail rimangano legalmente conformi e a prova di controllo, ma poi aggiunge una funzione di archiviazione delle caselle di posta dei singoli utenti per permettere agli utenti di consultarle il proprio archivio personale con la stessa struttura delle cartelle del loro client di posta. A seconda della soluzione di archiviazione e a condizione che il software di archiviazione sia in grado di deduplicare internamente le e-mail, questa combinazione richiede solo marginalmente più spazio di archiviazione.
Un altro esempio di come i due metodi possono essere combinati è l’archiviazione occasionale delle caselle postali di file PST locali, dei client di posta elettronica locali e dei singoli messaggi di posta elettronica archiviati su applicativi non integrabili con la soluzione di archiviazione della posta elettronica prescelta. Successivamente, sarà eseguito il backup delle e-mail scambiate in futuro utilizzando il metodo journaling. Questa soluzione garantisce che le informazioni contenute nelle “vecchie” email rimangano consultabili anche successivamente all’introduzione del sistema di archiviazione.
Riepilogo
Il journaling è un approccio strategico all’archiviazione della posta elettronica che spesso nasce dalla necessità di rispettare dei requisiti legali e garantire la continuità del business. Archiviando immediatamente tutte le e-mail in entrata e in uscita di una azienda, gli si garantisce che la corrispondenza elettronica sia archiviata in una forma completa, fedele all’originale, a prova di manomissione e permanentemente disponibile, escludendo fin dall’inizio la possibilità per gli utenti di modificare o eliminare le e-mail prima dell’archiviazione.
Se il journaling è sufficiente da solo a soddisfare le esigenze di archiviazione della posta elettronica dipende dagli obiettivi posti. Se si desidera replicare la struttura delle cartelle esistenti del proprio archivio per ridurre i requisiti di archiviazione del server di posta elettronica ottenendo la certezza giuridica che tutte le email siano archiviate, è possibile combinare l’archiviazione delle caselle postali con il journaling. A seconda della soluzione di archiviazione della posta elettronica scelta, l’utilizzo di entrambi i metodi in parallelo non comporta necessariamente costi aggiuntivi. In effetti, un software di archiviazione professionale dovrebbe essere in grado di combinare entrambe queste strategie senza problemi.