Il GDPR e MailStore Server
[tratto dall’articolo https://www.mailstore.com/en/blog/2017/05/10/mailstore-server-gdpr/]
Il prossimo 25 maggio 2018 scadrà il termine ultimo per adeguarsi al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR) disponibile sia in inglese, sia in italiano, che intende armonizzare le normative dei vari paesi riguardanti la protezione dei dati personali.
Fino ad ora, la legislazione nazionale sulla protezione dei dati personali è stata regolata dalla legislazione di ogni singolo Stato membro. Questa situazione cambierà radicalmente con l’avvicinarsi alla scadenza di maggio 2018. Il GDPR è infatti un Regolamento e non una Direttiva e quindi vale immediatamente in tutti gli Stati membri dell’UE, senza necessità di recepimento nella normativa nazionale.
Il GDPR è un documento che riguarda la protezione dei dati personali delle persone fisiche. L’obiettivo dichiarato del DPPR è di obbligare le imprese operanti all’interno dell’UE ad assumersi la responsabilità per quanto riguarda il diritto delle persone fisiche al controllo dell’archiviazione e dell’elaborazione di dati propri personali da parte di terzi.
La domanda che a cui cerchiamo di rispondere di seguito è se l’archiviazione e-mail effettuata con MailStore Server sia o meno capace di soddisfare il nuovo regolamento GDPR. (In generale, la protezione dei dati è un campo ampio e complesso che ogni azienda dovrebbe affrontare con l’aiuto di un avvocato.)
In genere, l’archiviazione tramite posta elettronica è un elemento cruciale per la gestione dei dati all’interno di un’azienda. L’archiviazione di posta elettronica con strumenti professionali facilita notevolmente la gestione dei dati in un’azienda. Le aziende che trascurano di utilizzare una soluzione di archiviazione di posta elettronica professionale hanno poi uno scarso controllo per quanto riguarda la conservazione delle email e si trovano spesso a porsi domande quali “Dove sono memorizzate le e-mail?” o “Esistono altre copie locali?“.
Se un azienda utilizza MailStore Server per l’archiviazione e-mail, ha a disposizione uno strumento con al suo interno molte funzionalità necessarie per creare una corretta strategia di protezione dei dati archiviati. Utilizzano MailStore Server per l’archiviazione si possono utilizzare varie funzioni per proteggere l’archivio contro la consultazione, la manipolazione e la cancellazione non autorizzata, nonchè offrire la ricerca rapida tra le email in esso contenute. A tale scopo con MailStore 10 sono state introdotte nuove funzionalità di sicurezza che sono state via via ulteriormente migliorate.
Se ad esempio un cliente o un ex dipendente invoca l’Art.17, par.1 del GDPR (in italiano è disponibile qui) e richiede l’immediata cancellazione della sua posta elettronica, questi messaggi possono essere trovati molto rapidamente in MailStore (essendo memorizzati centralmente in un archivio) e quindi essere facilmente cancellati da una persona autorizzata. Allo stesso tempo, questa operazione sarà registrata in modo che, in caso di violazione delle norme di conformità, possa esserne rintracciato l’autore.
Un altro scenario ipotetico riguarda il diritto al trasferimento dei dati, come descritto nell‘art. 20 del DPPR (in italiano è disponibile qui): “L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano… “. Anche a questo proposito MailStore Server può aiutare, in quanto le e-mail archiviate possono essere consultate e valutate elettronicamente in qualsiasi momento.
Questi sono solo due dei possibili scenari che evidenziano come l’archiviazione della posta elettronica con MailStore Server può aiutare una azienda a rispettare l’imminente GDPR sulla tutela dei dati personali.
Raccomandiamo comunque a tutte le aziende che prendono in seria considerazione il tema della protezione dei dati di affidarsi ai consigli di un consulente legale di fiducia al fine di implementare la migliore strategia di conservazione dei dati possibile.
Per scaricare il documento completo in PDF “MailStore GDPR advisory” tradotto in italiano cliccare qui