8 buoni motivi per archiviare le email di Office 365 utilizzando MailStore Server

I vantaggi principali derivanti dall’uso di MailStore Server in abbinamento ad Office365 possono essere i seguenti:

1) Protezione contro la perdita di dati

2) Nessun costo per mantenere i dati degli ex dipendenti

3) Salvaguardia contro la cancellazione accidentale

4) Protezione dalla cancellazione dolosa delle email da parte del personale

5) Accesso alla email durante le interruzioni di servizio eamil

6) Nessun limite di memorizzazione teorico

7) Conformità di MailStore Server all’articolo 17 del GDPR realtivo al diritto all’oblio (cancellazione email differita)

8) Possesso reale delle proprie email aziendali.

 

In dettaglio.

1) Protezione contro la perdita di dati

Microsoft, come gli altri servizi cloud, utilizza sistemi sofisticati, ma comunque non immuni né all’errore umano né a problemi di licenze (ci sono stati riferiti casi di caselle bloccate per errori nel rinnovo della licenza Office365 o nel passaggio da una livello ad un altro).

MailStore offre non solo la possibilità di disporre di una copia locale dei dati che è possibile includere facilmente nella routine di backup, se lo si desidera, ma poiché si può semplicemente sfogliare una struttura di cartelle utente, il ripristino di cartelle e messaggi contemporaneamente è immediato e attuabile in autonomia dallo stesso utente.

2) Nessun costo per mantenere i dati degli ex dipendenti

Quando un dipendente lascia l’Azienda, è importante conservare i messaggi dell’utente rendendoli accessibile a chi subentra, al responsabile, al dirigente,…

In Office365, se si desidera conservare questa e-mail, è necessario mantenere l’account attivo, il che significa pagare il normale costo dell’account per l’intera durata del contratto.

La licenza MailStore si basa sul numero effettivo di persone che hanno archiviato attivamente la propria posta elettronica, quindi è possibile semplicemente allegare l’archivio dell’ex-dipende all’account di un altro utente e riciclare la licenza per un nuovo utente.

3) Salvaguardia contro la cancellazione accidentale

Se si sta utilizzando uno dei piani di Office 365 di base, quando si elimina un messaggio, verrà spostato nella cartella degli elementi eliminati in cui verrà conservato per 30 giorni.

Se il cestino viene svuotato periodicamente, dopo 31 giorni, quel messaggio non si potrà più ripristinare.

Con un piano Premium, è possibile estendere questo periodo, ma sarà necessario dell’aiuto dell’amministratore per individuare il messaggio, richiedendo del tempo che invece può essere dedicato ad altro.

Utilizzando un prodotto di terze parti come MailStore, nulla può mai essere cancellato dall’archivio in modo che sia gli utenti che gli amministratori possano immediatamente visualizzare e ripristinare qualsiasi messaggio risalente all’inizio del tempo.

4) Protezione dalla cancellazione dolosa delle email da parte del personale

Ovviamente, oltre agli eventi accidentali, vanno anche considerate le azioni dolose che possono essere attuate dalle persone, magari per coprire le loro azioni, anche penalmente rilevanti.

Ogni Azienda dovrebbe avere una registrazione completa delle proprie comunicazioni, da utilizzare, in caso di necessità, anche davanti a un Magistrato, per proteggersi da comportamenti attuati da dipendenti in malafede.

In Office 365, in caso di contenzioso, le funzionalità disponibili possono richiedere molto tempo per il ripristino dei messaggi cancellati.

Un prodotto esterno come MailStore Server, in esecuzione su un server aziendale, con un proprio sistema di backup, offre invece un accesso immediato a tutto l’archivio e consente all’Azienda di proteggersi anche in situazioni critiche.

5) Accesso alle email durante le interruzioni di servizio email

Per quanto non frequente, anche il servizio di Office 365 di Microsoft ha subito nell’anno appena trascorso dei problemi di accesso che hanno interessato molti utenti, come registra ad esempio questo sito:

http://currentlydown.com/office365.com

MailStore Server non è una soluzione di “business continuity” in senso stretto, ma offre all’Azienda e agli utenti la possibilità di avere una copia locale, sincronizzata, di tutto il proprio patrimonio di posta elettronica, anche quando il servizio cloud non è disponibile o quando ci siano per problemi di connettività di rete.

Se ricevete una telefonata e dovete fare una rapida verifica in un messaggio ricevuto ieri, se la connettività Internet ha problemi e Office 365 non è raggiungibile, il vostro server locale MailStore ha vi consentirà di trvare comunque il messaggio in pochi secondi.

6) Nessun limite di memorizzazione teorico

Lo spazio di archiviazione offerto da Microsoft come utente di Office 365 è stato portato a 100 GB, tuttavia se si tiene conto del fatto che i piani di base condividono lo spazio con i dati archiviati negli anni, è possibile che ad un certo punto il limite sia comunque raggiunto. In questo caso ci sarà un calo delle prestazioni nella ricera.

MailStore consente di archiviare una quantità illimitata di email su storage locale (collegato alla rete o remoto) ed utilizza la deduplicazione e la compressione degli allegati per ottenere un risparmio di spazio occupato mediamente di circa il 50% rispetto allo spazio occupato originariamente.

7) Conformità di MailStore Server all’articolo 17 del GDPR realtivo al diritto all’oblio

Dalla versione 11 MailStore Server consente di ottemperare facilmente all’articolo 17 del GDPR consentendo la cancellazione differita delle email archiviate da oltre di 10 anni nel caso qualche corrispondente abbia richiesto il diritto all’oblio. La legge italiana infatti prevede che la corrispondenza aziendale debba essere conservata per almeno dieci anni.

8) Possesso reale delle proprie email aziendali.

MailStore Server assicura che le proprie email aziendali siano tutte conservate e sempre disponibili presso i propri uffici qualunque cosa accada in futuro al fornitore del servizio in cloud prescelto.
Il prodotto assicura quindi di poter disporre di un backup completo di tutte le proprie email nel momento in cui si decida evantualmente di cambiare fornitore del servizio.

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