Diritto all’oblio e regole di conservazione della posta archiviata
Traduzione a cura di Naonis del seguente articolo del produttore
https://www.mailstore.com/en/blog/2018/05/17/feature-spotlight-retention-policies-in-mailstore/
Il 25 maggio il GDPR è entrato in vigore nell’EU. Questa nuova legislazione, in particolare con l’articolo 17 del GDPR che prescrive il diritto di cancellazione (“diritto all’oblio”), gli utilizzatori di MailStore Server troveranno molto utile una nuova funzionalità introdotta con la versione 11. Gli amministratori di MailStore Server, sono ora in grado di rispettare questa disposizione del GDPR sui dati personali. E’ possibile adesso definire dei criteri di conservazione e di eliminazione personalizzati che consentono di avere il completo controllo sul tempo di archiviazione di qualunque email. Si possono scegliere quali messaggi saranno eliminati o meno dall’archivio e quando ciò dovrà avvenire. In questo contesto, è importante che sia utilizzata la data di archiviazione come elemento decisionale in caso di cancellazione automatica, per il fatto che è piuttosto facile manipolare la data di invio o di ricezione di un’e-mail. Qualsiasi criterio di conservazione globale da versioni precedenti esistenti prima dell’aggiornamento verrà adottato automaticamente.
Definizione delle politiche di conservazione
Per definire delle nuove politiche di conservazione è necessario selezionare “Conformità” -> “Conformità generale” dal menu di sinistra, quindi cliccando su “Criteri di conservazione” sarà possibile definire quale e-mail vada conservata nell’archivio e per quanto tempo, proteggendola dall’eliminazione priva di autorizzazione.
Durante la configurazione iniziale dovrebbe essere impostato un periodo di conservazione globale valido per tutte le e-mail.
Il periodo minimo di conservazione che gli amministratori devono impostare varia in base alle leggi di ogni paese. Queste impostazioni devono essere confermate per ogni singolo criterio di conservazione impostato e attivato separatamente per proteggere l’amministratore. Ciò rende possibile aggiungere qualsiasi numero di criteri di conservazione dell’e-mail conformi ai criteri definibili individualmente in base alla ricerca dell’archivio.
Ad esempio, gli amministratori potrebbero anche stabilire la cancellazione automatica dei messaggi di “notifica fuori sede”.
Tante politiche di conservazione quante sono quelle necessarie
Tutti i criteri che sono stati creati sono mostrati in un elenco ordinato in base alla priorità della regola. Cosa significa questo? In base agli attributi memorizzati nelle politiche, viene eseguita una ricerca nell’archivio email in un momento specifico definito da un ‘Job’.
La ricerca identifica le email che hanno superato il periodo di conservazione definito. Queste saranno cancellate di conseguenza. Per impostazione predefinita, la ricerca inizia alle 3:30 e rileva l’e-mail in base alla regola con priorità più alta presente in elenco.
A questo proposito, un criterio di conservazione globale che, ad esempio, assicura che nessuna e-mail venga eliminata prima di un periodo specifico, deve sempre trovarsi sotto gli altri criteri di conservazione che consentono di eliminare determinati tipi di e-mail, come i ‘vacancy message’, anche se il periodo ci conservazione non è ancora scaduto.
È anche possibile modificare individualmente la priorità con i tasti evidenziati in figura.
I criteri, inoltre, per essere applicati devono essere resi attivi cliccandoci sopra con il tasto destro
La ricerca dell’archivio viene eseguita di notte, poiché le ricerche automatiche possono richiedere molto tempo, a seconda delle dimensioni dell’archivio, influendo negativamente sul carico di lavoro.
Dopo che l’amministratore ha definito le politiche di conservazione necessarie, va fatta una verifica a campione prima che siano confermate e diventino vincolanti.
Per fare ciò, l’amministratore usa la sua password amministratore per accedere all’archivio email attivando temporaneamente l’anteprima dell’email.
Al termine del controllo, l’anteprima dell’email deve essere nuovamente disattivata.
A questo proposito, siccome questa attività viene registrata, consigliamo di inserire un motivo per accedere all’archivio (“revisione dei criteri di conservazione”, ad esempio) nel campo proposto.
L’amministratore, dopo aver aperto una e-mail coinvolta da una regola di conservazione (ad esempio “avviso di fuori ufficio”), può quindi vedere quale criterio di conservazione si applica alla stessa e per quanto tempo l’e-mail corrispondente verrà conservata utilizzando il pulsante “Dettagli conservazione” nella barra degli strumenti.
Se l’amministratore tenta di eliminare un messaggio archiviato protetto da un criterio di conservazione corrente, l’eliminazione sarà respinta e il software MailStore visualizzerà un messaggio corrispondente.