Affidare il proprio archvio email a terzi è una buona idea?
In questi anni la banda di connessione ad Internet è via via aumentata e così è cresciuta anche l’offerta di servizi in cloud erogati da terzi.
La domanda che ci viene rivolta sempre più spesso è se convenga o meno affidare il proprio archivio storico della posta elettronica a un servizio gestito da terzi o se sia meglio mantenerla su server di cui si ha il totale controllo.
Per trovare una risposta a questa domanda vanno prima considerati alcuni aspetti generali.
Il primo aspetto che prendiamo in considerazione è se sia opportuno o meno lasciare nel proprio server di posta elettronica tutte le proprie e-mail, comprese quelle meno recenti o sia meglio lasciare solo quelle più recenti. Dal punto di vista tecnico il consiglio è sempre quello di lascare il server di posta elettronica (e il client) il più possibile “scarichi” in modo di abbreviare il più possibile il tempo di sincronizzazione tra di essi.
Oltre all’aspetto tecnico va anche considerato il problema di sicurezza legato alla protezione dei dati conservati all’interno delle proprie e-mail. Oggigiorno siamo abituati ad usare la posta elettronica come strumento principale di comunicazione per il lavoro e in essa sono conservate moltissime informazioni che se finissero nelle mani sbagliate potrebbero aiutare un malintenzionato a rubare la nostra identità digitale o a spacciarsi per un nostro interlocutore abituale per commettere reati a nostro danno. Questo secondo aspetto è sicuramente il più sottovalutato e anche il più sfruttato dai pirati informatici per mettere a segno reati informatici.
È diventato frequente sentire tra i propri conoscenti persone che lamentano il fatto di aver subito furti di identità e che non si siano accorti che qualcuno usava le loro credenziali per comprare beni e spendere il loro denaro “elettronico”.
Quest’ultimo aspetto spinge ad evitare di lasciare il proprio tesoretto di posta elettronica concentrato nel proprio server di posta “pubblico” che, come potete immaginare, è continuamente posto sotto attacco dai pirati informatici proprio per carpire le preziose informazione presenti nelle nostre email.
Quanto considerato sinora, però, non risponde ancora alla domanda iniziale, cioè se convenga o meno affidare il proprio archivio storico di posta elettronica ad un servizio gestito da terzi o sia meglio mantenerla su server di cui si ha il totale controllo.
Per trovare una risposta a questa domanda dobbiamo guardare al problema da un’altra angolazione. Ci dobbiamo chiedere cosa succederebbe se il nostro fornitore del servizio di archiviazione chiudesse l’attività per qualunque motivo o cosa succederebbe nel caso non potessimo/volessimo più pagare il canone di mantenimento del servizio a causa di aumento eccessivo del canone o per qualunque altro motivo. Il rischio più grosso, in questo caso, è di perdere il proprio archivio storico di posta elettronica. Quindi, prima di sottoscrivere un servizio fornito da terzi, va assolutamente accertato che la posta elettronica oltre a essere importata in esso possa essere esportata con la stessa facilità. Dato che gli archivi di posta elettronica tendono ad essere sempre più corposi, va anche valutato in quanto tempo questa esportazione possa essere realisticamente effettuata con la propria banda Internet disponbile.
Quindi, se non vogliamo correre il rischio di legarci mani e piedi a terzi per la conservazione e il possesso delle nostre mail e ne vogliamo proteggerne l’accesso via Internet tramite la nostra VPN aziendale, vale la pena prendere in considerazione l’adozione di uno strumento di archiviazione email come MailStore Server che offre da sempre una licenza senza scadenza temporale e la possibilità di esportare tutte le email in esso archiviate in qualunque formato email standard.
